Darbus planuoti padeda ne tik darbo knyga
Darbas biure paprastai virte verda – kiekviena diena kupina užduočių ir iššūkių, kuriuos privalu įveikti. Tačiau išlikti visą dieną produktyviems, nepasimetant tarp didelio darbų, mažesnių užduočių ir skambučių, susitikimų kiekio nėra labai lengva. Neturint darbų planavimo sistemos, toks tikslas tiesiog lieka nepasiekiamas. Daugelis savo darbus linkę planuoti naudodami darbo knygą. Vis dėlto, jei darbe daug dinamikos, darbo knygos gali ir neužtekti. Sprendžiant šią problemą praversti gali papildomi raštinės reikmenys. Išskyrėme kelias priemones, kurios ne tik padeda išlaikyti ar padidinti produktyvumą, bet ir gelbsti organizuojant dienos darbus.
Laiko ir darbų planavimo svarba
Organizuotumas planuojant darbus yra vienas svarbiausių dalykų. Kai darbų itin daug, pirmiausia labai svarbu išsiskirti esminius prioritetus ir pasižymėti darbus, reikalausiančius daugiausiai laiko. Turint tam tikrą darbų planavimo strategiją, lengviau išlaikyti dėmesio koncentraciją, nesiblaškyti tarp pradėtų ir nebaigtų darbų, o didelis darbo krūvis, didėjantis susitikimų ir pokalbių sąrašas nebeatrodo tokie gąsdinantys ir neįveikiami. Žemiau išvardyti raštinės reikmenys taip pat leis išvengti papildomo streso.
Lipnūs lapeliai
Spalvoti lipnūs užrašų lapeliai yra puiki priemonė besibaiminantiems pamiršti svarbiausius darbus, tačiau neturintiems laiko dažnai vartyti darbo knygą. Lapelius galima klijuoti visur – monitoriaus apačioje, ant darbo knygos viršelio, stalo, jei reikia – net ir durų. Ryški spalva atkreipia dėmesį ir neleidžia užrašo praleisti pro akis. Skirtingos spalvos taip pat padeda suformuoti tam tikrą sistemą, priklausančią nuo darbo specifikos ir prioritetų. Pavyzdžiui, raudonas lapelis gali įspėti, ką būtina padaryti, žalias gali būti skirtas skambučiams, geltonas – bendro pobūdžio priminimams.
Spalvoti žymekliai
Pastebėti svarbiausius užrašus darbų knygoje taip pat dažnai sudėtinga, ypatingai kai puslapiai nedideli, o darbų – daug. Tokie raštinės reikmenys kaip spalvoti žymekliai gelbsti, kai reikia pasižymėti svarbiausius darbus ir akcentus nesibaigiančiuose sąrašuose ar užrašų jau pilnose darbo knygose. Vizualiai išryškinti užrašai lengviau pastebimi, tad jiems natūraliai skiriama daugiau dėmesio, jie geriau įsimenami.
Spalvoti skirtukai
Ne visos darbo knygos turi papildomus medžiaginius skirtukus, o tai gali sukelti sunkumų, kai prireikia rasti tam tikrą seniau pasižymėtą informaciją. Tokiu atveju dažnai praverčia spalvoti lipnūs skirtukai, kitaip dar žinomi kaip indeksai. Ant jų patogu rašyti, tad priklijavus skirtuką taip pat lengva pažymėti, kokia informacija pateikiama tame puslapyje. Lipnūs indeksai praverčia ir skirstant dokumentus.
Atrodytų, nemažėjantis darbų sąrašas dažnai pradeda kelti stresą, todėl labai svarbu užduotis tinkamai planuoti ir skirstyti prioriteto tvarka – nuo svarbiausių iki galinčių šiek tiek palaukti. Tinkamai pasirinkti raštinės reikmenys padeda išvengti papildomo streso, atlikti darbus nuo pradžios iki galo ir visą dieną išlikti produktyviems, aktyviems. Nebūtina stengtis visko prisiminti patiems – pasinaudokite kanceliarinių priemonių suteikiama nauda ir neapkraukite savęs papildoma informacija. Organizuokite darbą efektyviai su „Biuro gidu“ – mūsų kataloguose lengvai rasite tai, kas pavers kasdienes užduotis įveikiamomis lengviau.
