Kaip pasirūpinti patogiu archyvavimu biure?
Verslo sėkmė, pelningumas priklauso nuo to, kaip gerai tvarkote savo dokumentus, o vienas veiksmingiausių dokumentų valdymo aspektų yra archyvavimas. Jei tvarkote savo archyvus neorganizuotai, lėtinate savo kasdienę veiklą, tad galite palikti klientus nepatenkintus ar praleisti svarbius teisinius klausimus. Paprastas dokumentų segtuvas gali padėti imtis sistemiško, tvarkingo archyvavimo. Vis dėlto norint užtikrinti gerus rezultatus reikėtų imtis ir kitų priemonių.
Dokumentų rūšiavimas
Prieš pradedami tvarkyti dokumentus turėtumėte peržvelgti, kuriuos verta pasilikti, o kuriuos geriau nuskenuoti ir perkelti į kompiuterį. Jei anksčiau laikėtės tam tikros tvarkos, įvertinkite, ar ji buvo efektyvi. Jei neskirsite tam pakankamai dėmesio, galite paprasčiausiai prarasti daug vietos, laiko resursų. Į svarbių dokumentų išsaugojimą taip pat reikia žvelgti atsakingai: prieš sunaikindami įsitikinkite, jog dokumentas tikrai nėra svarbus.
Grupuokite visus panašius dokumentus – pavyzdžiui, sąskaitas, atostogų prašymus, kitokius personalo duomenis. Praversti gali ne vienas dokumentų segtuvas, tačiau verta suprasti, kad kuo aiškiau, sistemingiau dėliosite informaciją, tuo ji bus saugesnė ir patogiau prieinama. Tuo tikslu drąsiau naudokite ir papildomas priemones, tokias kaip žymekliai, skirtukai.
Prieiga
Įsitikinkite, jog ten, kur planuojate laikyti dokumentus, juos galėsite lengvai pasiekti. Segtuvų ar dokumentų dėžučių ženklinimas turėtų padėti rasti tinkamą informaciją kur kas greičiau.
Ko gero, archyvo įrašai nebus labai dažnai reikalingi. Visgi įprastai jų prireikia skubiai, ir kuo aiškesnė bus archyvavimo sistema, tuo greičiau pasieksite tikslą.
Archyvavimo dėžės ir kitos patogios priemonės
Įsigykite patvarių dėžių ar dėžučių, kuriose galėtumėte laikyti įrašus. Dokumentų segtuvas yra kur kas mažesnis, jame galite sutalpinti mažesnį dokumentų kiekį, tačiau dėžės – kone nepakeičiamos, kai tenka saugoti daug įvairios informacijos. Dėžės gali būti pritaikytos segtuvams arba tiesiog popieriams, biuro reikmenims. Rekomenduojame turėti skirtingą žymėjimo sistemą, kiekvieną dokumentų dėžę ir joje esančius failus žymėti atitinkamais numeriais.
Žinote dokumentų išsaugojimo terminus
Naudinga žinoti, kiek laiko turėtumėte saugoti savo dokumentus. Tai būtina siekiant išvengti duomenų apsaugos pažeidimų ir laikui bėgant sumažinti archyvo perteklių. Naudingas patarimas – visas dėžes ir segtuvus, kuriuose laikote saugotiną informaciją, žymėti pagal datą – pavyzdžiui, tik metai arba metai ir mėnuo.
Sunaikinkite nereikalingus dokumentus
Įsitikinkite, kad kiekvienas dokumentų segtuvas užpildytas tik reikalinga informacija. Nekaupkite failų, kurių saugojimo terminas jau pasibaigęs. Taip ne tik sutaupysite reikmenų, bet ir lengviau rasite aktualią, išties reikalingą informaciją. Archyvo turinį geriausia peržiūrėti bent kas pusę metų. Kad būtų paprasčiau, galite kur nors pasižymėti, kurie dokumentai ir kada turi būti sunaikinti.
Tikimės, jog pateikti patarimai padės atlikti dokumentų tvarkymo procesą sklandžiau, patogiau ir greičiau. Įmautės, dokumentų segtuvai, kartoninės dėžės ir kitokie reikmenys gali praversti labiau nei galvojate. „Biuro gido“ kataloge pristatomas platus archyvavimą palengvinančių prekių asortimentas, tad tiesiog įvertinkite visus poreikius ir pasirinkite tai, kas labiausiai tinka Jūsų įmonei.
