Seminarų ir konferencijų organizavimas: kokių kanceliarinių prekių reikės?

Siekiant suorganizuoti konferenciją ir seminarą, svarbu apgalvoti kiekvieną renginio aspektą. Esminiai dalykai, reikalingi sėkmingam organizavimui, yra dalyvių registracija, salės paruošimas, malonus aptarnavimas, pagalba pranešėjams. Siūlome pasiruošti renginiui paprasčiau – pasinaudokite keliais mūsų patarimais ir įsigykite reikiamų reikmenų internetu. Pateikiame svarbiausių priemonių, naudingų organizuojant konferenciją ar seminarą, sąrašą.

Rašymo lenta ar stovas

Rašymo lenta yra vienas svarbiausių konferencijų atributų. Dėl populiarumo šios kanceliarinės prekės internetu įsigyjamos itin dažnai. Elektroninėje „Biuro gido“ parduotuvėje galite rinktis iš plačios pasiūlos – magnetinių, kreidinių, tekstilinių, kamštinių ar stiklinių lentų. Rašymo lentos yra itin patogios, nes jose galite pateikti įvairios informacijos. Tokia priemonė puikiai atlieka prezentacinę funkciją: renginio metu čia galima akcentuoti ir išsaugoti svarbiausią informaciją. Be to, jei neturite vienspalvės baltos sienos, lenta gali būti naudojama ir kaip fonas projektoriui.

Konferencijų stovai – taip pat patogi priemonė. Jie pasižymi mobilumu, yra lengvai pernešami. Juose galima įdėti didesnio formato popieriaus lapus. Tam, kad atsirinktumėte reikiamą priemonę, atkreipkite dėmesį į erdvę, kurioje vyks renginys: ar yra kur pritvirtinti lentą, ar patogiau būtų naudoti specialų stovą? Jei renkatės lentą, nepamirškite pasirūpinti specialiais rašikliais – juodais ir / arba spalvotais.

Vardinės kortelės

Šios kanceliarinės prekės internetu įsigyjamos taip pat dažnai. Vardinės kortelės gali būti laikomos specialiame plastikiniame dėkle, tvirtinamame segtuku, magnetu, arba kabinamos ant kaklajuostės, grandinėlės. Iš anksto įvertinkite, kokio kiekio vardinių kortelių reikės. Jei renginius organizuojate dažnai, galite iškart užsisakyti daugiau kortelių – taip susidursite su mažiau rūpesčių kitą sykį.

Bloknotai

Užrašų knygelės, sąsiuviniai arba bloknotai parverčia tiek seminarų ar konferencijų pranešėjams, tiek klausytojams. Priklausomai nuo patogumo, galite rinktis knygeles plėšomais lapais ar su spirale. Pasirinkite tinkamą dydį – turime ir konferencijų stovams pritaikytų, ir A4 ar A5 formato knygelių. Taip pat atkreipkite dėmesį į tai, ar lapai turėtų būti suskaidyti linijomis, langeliais, ar labiau tinka tušti balti. Rinktis galite ir tokius bloknotus, kurie papildyti spalvotais lipniais lapeliais, atliekančiais žymeklių funkciją. Esant poreikiui, firminį įmonės stilių galite atspindėti užsakydami specialius bloknotus su įmonės logotipu.

Rašymo priemonės

Tokių priemonių atsargas verta visuomet papildyti. Jei reikalingos šios kanceliarinės prekės, internetu jų galite įsigyti taip pat paprastai ir greitai – tiesiog pasirinkite reikiamą tipą ir kiekį. Rinktis galite įprastus tušinukus, gelinius rašiklius, plunksnakočius, pildomus juodu ar mėlynu rašalu. Taip pat apsvarstykite pieštukų, spalvotų žymeklių poreikį. Nepamirškite ir koregavimo reikmenų – pavyzdžiui, trintukų. Pasirūpinkite, kad tokių priemonių užtektų visiems renginio dalyviams. Jų, kaip ir bloknotų, prireikti gali ir pačiai renginį organizuojančiai komandai. Jei svarstote tušinukus renginio dalyviams dovanoti kaip suvenyrus, ant tušinukų uždėkite įmonės logotipą.

Papildomos priemonės lentoms

Tam, kad priemonės būtų maksimaliai patogios ir funkcionalios, įsigykite papildomų reikmenų.

• Nereikalingą informaciją nuo magnetinės lentos pašalinkite specialia kempinėle.
• Dėmesį į svarbiausią informaciją atkreipkite naudodami lazerinę rodyklę ar spalvotus magnetukus.
• Jei dalyviai rengs skaitmeninę prezentaciją, pasirūpinkite projektoriumi.
• Nepamirškite ir tokių konferencijai reikalingų atributų kaip vanduo ar kava. Trumpų kavos pertraukėlių metu dalyviai galės megzti ryšius, trumpai atsipūsti ar pasidalinti sužinota informacija.